Cópia e vista de processos

O procedimento para obtenção de cópia de documento ou processo na Anvisa é regulado pela RDC nº 261 / 2002 e pela Portaria nº 963 / 2013 (publicada no Diário Oficial da União de 7 de junho de 2013, Seção 1, página 34). Para ler a íntegra da Portaria nº 963 / 2013, acesse o portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br) > no menu “Acesso à Informação”, localizado no lado esquerdo inferior da tela, clique em “Fale com a Anvisa” > na próxima página, em “Cópias de Processos”, clique em “Acesse Mais” > no final da tela que se abrirá, clique em “Portaria que regula os pedidos de vista aos autos e cópia de processos”.

A Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527 / 2011) ampliou a concessão de cópia de processos. Contudo, ela não alterou a Lei de Patente e a Lei de Segredo Industrial.

A cópia poderá ser solicitada por qualquer interessado, via protocolo (requerimento) no Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), por meio dos seguintes canais:

- Telefônico (Central de Atendimento ao Público): 0800 642 9782, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), das 7h30 às 19h30.

- Formulário Eletrônico (Fale Conosco), disponível no portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br), no seguinte caminho: no menu “Acesso à Informação”, localizado no lado esquerdo inferior da tela, clique em “Fale com a Anvisa” > no centro da tela, em “Central de Atendimento ao Público”, clique em “Fale Conosco” > preencha o formulário que se abrirá > clique em “cadastrar” > aguarde o retorno da Agência.

- Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC), disponível no endereço www.acessoainformacao.gov.br/sistema.

- Serviço de Atendimento Presencial: disponível na sede da Anvisa, em Brasília, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), no horário das 8h às 12h e das 14h às 18h, no endereço SIA, Trecho 5, Área Especial 57, CEP: 71.205-050, Brasília - DF.

Poderá ser fornecida cópia de qualquer documento, com exceção dos protegidos por sigilo, o que dependerá da qualificação do usuário, se interessado direto ou qualquer pessoa. O advogado da parte é tido como interessado direto, cabendo à área técnica confirmar essa informação no momento da entrega da documentação.

Fluxo de solicitação de cópia de processo ou documento

Será registrado um protocolo (requerimento) com a solicitação da cópia, lembrando que esse pode ser registrado por qualquer pessoa, já que a comprovação da legitimidade como interessado direto será feita somente no ato da retirada do documento. Para tanto, o usuário deverá informar os seguintes dados:

- esclarecer se quem vai retirar a cópia é interessado direto no processo (faz parte da empresa ou possui procuração), a fim de que o sigilo processual seja protegido, caso exista;

- CNPJ e razão social da empresa;

- e-mail de contato e / ou telefone do solicitante (quem está registrando a solicitação);

- dados de RG e CPF do solicitante (quem está registrando a solicitação);

- especificar exatamente do que se deseja a cópia (se processo completo, parcial ou de um documento específico);

- os dados do documento do qual se deseja cópia: número do processo com o número do expediente ou número do contrato, se for o caso.

Observação: pedidos de cópia de mais de um processo deverão ser registrados em requerimentos separados.

O usuário receberá resposta sobre o deferimento ou o indeferimento do pedido em até 15 (quinze) dias úteis, a contar do registro, excluindo-se o dia da solicitação e incluindo-se o dia final. Logo, o prazo de 15 dias úteis não é para o fornecimento da cópia do processo, e sim para a resposta sobre o pedido da cópia (se será deferido, deferido parcialmente ou indeferido). Se o pedido for deferido, a área técnica informará o valor a ser recolhido via Guia de Recolhimento da União - GRU (a qual deverá ser apresentada quitada no ato do recebimento da cópia). A área informará também a data, hora e local para retirada da cópia. Se o pedido for indeferido, o usuário poderá entrar com recurso.

Importante: se a cópia da documentação for para instruir recurso administrativo, o prazo de resposta será de até 5 (cinco) dias úteis.

Nota 1: interessado direto, segundo definição dada pela Portaria nº 963 / 2013, é a pessoa física ou jurídica titular de direitos ou no exercício do direito de representação.

Nota 2: ao solicitar várias cópias do mesmo processo, o usuário deverá indicar especificamente de quais documentos deseja cópia, e se houver mais algum código identificador (como expediente, nº da carta, ofício ou data, por exemplo), este deverá ser informado a fim de facilitar a busca pelo(s) documento(s) dentro do processo.

O pedido de cópia do processo será analisado pela área técnica responsável pelo documento.

Será garantido acesso às informações de interesse público produzidas ou custodiadas pela Anvisa, ressalvados os casos em que se tratar de informação sigilosa, definida nos termos da Lei nº 12.527 / 2011 ou de hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações, serviços de mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça.

Na análise do pedido, cada área técnica avaliará se o processo solicitado se enquadra em alguma hipótese de sigilo, devendo:

- deferir o pedido, nos casos em que o processo não contiver documento ou informação sigilosa;

- deferir parcialmente o pedido, nos casos em que parte do processo contiver informação sigilosa; ou

- indeferir o pedido, nos casos em que todo o processo for classificado como sigiloso.

Qualquer pessoa poderá realizar o pedido de cópia de processo / documento. Contudo, se o requerente não for interessado direto, poderá sofrer restrições quanto ao acesso a alguns documentos, caso eles sejam protegidos por sigilo.

O pedido será avaliado, e a cópia será deferida conforme a identificação (se interessado direto ou qualquer pessoa).

A entrega das cópias pelas áreas localizadas na sede da Anvisa ocorrerá no espaço destinado ao atendimento presencial, onde estará reservado guichê específico para essa finalidade.

Em observância ao princípio da razoabilidade e em busca de uma maior eficiência no processo de atendimento aos cidadãos, as áreas técnicas localizadas fora da sede da Anvisa (COOPI e GGTAB) poderão realizar a entrega de cópia nas suas próprias dependências.

Se houver sigilo processual, somente o interessado direto no processo (faz parte da empresa) ou seu procurador poderão retirar a cópia.

A critério da Anvisa, para facilitar o acesso, a cópia poderá ser fornecida por e-mail, desde que a documentação não contenha informações sigilosas. Nesse caso, se o arquivo exceder a capacidade de envio por e-mail, a cópia digitalizada é salva em mídia (CD).

1.1.3.1. Documentos exigidos

A apresentação dos documentos será exigida no dia agendado para entrega da cópia do processo ou documento, e serão os seguintes:

Para os interessados diretos no processo / documento (documentação sigilosa):

- procuração com firma reconhecida e poderes específicos para tal (original ou cópia autenticada);

- cópia do CPF e do documento de identidade de quem vai retirar as cópias;

- contrato social da empresa, com a última alteração, ou estatuto social (original ou cópia autenticada); e

- o comprovante de pagamento da GRU no valor referente às cópias.

Para a solicitação de cópia realizada por qualquer pessoa (documentação não sigilosa):

- cópia do documento de identidade de quem vai retirar as cópias; e

- o comprovante de pagamento da GRU no valor referente às cópias.

1.1.3.2. Desistência do pedido de cópia

Caso o usuário desista do pedido de cópia do processo / documento, ele deverá comunicar a desistência à Anvisa, comunicado este que deverá ser encaminhado à área técnica.

Desistindo, não há previsão legal para a cobrança do valor referente à cópia.

Em caso de negativa de acesso à informação solicitada, o cidadão poderá interpor recurso à Diretoria Colegiada (Dicol), no prazo de até 10 (dez) dias a contar da ciência da negativa.

A autoridade superior deverá se manifestar sobre o recurso no prazo de até 5 (cinco) dias.

A apresentação do recurso ou do pedido de desclassificação poderá ser feita por meio da Central de Atendimento ao Público (0800 642 9782), de formulário eletrônico disponível no portal da Anvisa (Fale Conosco) ou presencialmente, na sede da Anvisa, junto ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC).

Se o recurso for indeferido pela Dicol, o usuário ainda poderá recorrer à CGU (nos casos de descumprimento de prazo ou de procedimento previsto na Lei de Acesso à Informação) ou ao Ministro de Estado (nos casos de desclassificação de informação que se encontra sob sigilo).

O prazo para interposição de ambos os recursos também é de até 10 (dias) a contar da ciência da negativa. O órgão deverá se manifestar sobre o recurso no prazo de até 5 (cinco) dias.

A regra da contagem do prazo para interposição de recurso é a mesma já utilizada em outras situações na Anvisa: exclui-se o dia de início (data de envio do e-mail negando a solicitação ao usuário) e inclui-se o dia final, ou seja, o 10º dia.

A busca e o fornecimento da informação realizados pela Anvisa são gratuitos, sendo cobrado do requerente apenas o valor relativo ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.

Estará isento de ressarcir os custos todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declaradas nos termos da Lei nº 7.115 / 1983.

Quando se tratar de solicitação de cópia de processo ou documento oriunda de órgãos públicos, os custos referentes à reprodução ficarão às expensas da Anvisa.

1.1.5.1. Valor da cópia / mídia / postagem

Quando a cópia é fornecida somente por e-mail, não há cobrança.

Se a cópia digitalizada for entregue em mídia (CD), cobra-se o valor da mídia: R$ 1,57 (um real e cinquenta e sete centavos).

No caso de cópia reprográfica (xerox), o valor cobrado pela página do documento ou processo é de R$ 0,08 (oito centavos) para cópia em preto e branco e de R$ 0,61 (sessenta e um centavos) para cópia colorida.

Se a cópia for da folha, isto é, dos dois lados (frente e verso), o custo será o dobro. Exemplificando: a cópia de uma folha em preto e branco custa R$ 0,16.

1.1.5.2. Pagamento da taxa

O pagamento dos custos deve ser efetuado por GRU Simples, gerada por meio do portal da Secretaria do Tesouro Nacional, pelo Sistema de Administração Financeira (Siafi). O caminho no portal é: www.tesouro.fazenda.gov.br > clique no banner denominado “GRU - Guia de Recolhimento da União” (localizado na parte inferior da tela) > na tela que se abrirá, clique em “Impressão de GRU”, localizado no lado direito superior, e preencha com os dados solicitados, conforme informações do subitem 1.1.5.3 abaixo.

O link direto para emissão da GRU Simples é:

 https://consulta.tesouro.fazenda.gov.br/gru/gru_simples.asp

Independentemente do valor da taxa, deve-se gerar a guia (GRU Simples) pelo portal da Secretaria do Tesouro Nacional.

1.1.5.3. Preenchimento da GRU para pagamento da taxa

As informações solicitadas para impressão da GRU deverão ser preenchidas com os seguintes dados:

Unidade Gestora (UG): 253002

Gestão: 36212

Código de recolhimento: 28875-6 (Rec. Cópias Reprográficas)

Clique em “Avançar”

Número de Referência: Número do documento ou processo que será copiado

Competência: digite o mês e o ano da solicitação da cópia

Vencimento: digite a data para pagamento da GRU

CNPJ ou CPF do Contribuinte: digite o CNPJ da empresa ou CPF do contribuinte

Nome do Contribuinte / Recolhedor: digite a razão social da empresa ou nome completo do contribuinte

Valor Principal: valor da cópia / cópias (o que a área técnica informar, de acordo com a quantidade de folhas / páginas do documento ou processo)

Os campos “Descontos / Abatimentos”, “Outras deduções”, “Mora / Multa”, “Juros / Encargos” e “Outros Acréscimos” permanecerão sem preenchimento.

Valor Total: digite o mesmo valor informado no campo “Valor Principal”

Após o preenchimento dos campos, clique no botão “Emitir GRU” para geração do boleto para pagamento.

O prazo para resposta de deferimento ou indeferimento do pedido (com as devidas orientações) será de até 15 (quinze) dias úteis.

A lei não prevê prazo para a disponibilização da cópia pela área técnica, após o deferimento do pedido. Logo, a data para a entrega da cópia será a data informada pela área técnica.

1.1.6.1. Perda da data para retirada da cópia do processo / documento

No caso do não comparecimento do interessado para a retirada das cópias, no local, data e horário (se designado), o interessado ainda pode solicitar, no prazo de 15 dias, a contar da data marcada inicialmente, um novo agendamento. As cópias não retiradas após 20 dias serão inutilizadas.

Vista de processo quer dizer consulta ao processo físico, ou seja, o usuário poderá ter o processo em mãos (com o devido acompanhamento), folheá-lo, lê-lo.

O procedimento para solicitar vista de processo (disponibilização de autos do processo para exame do interessado) é regulado pela Portaria nº 963 / 2013.

Para ler a íntegra da Portaria nº 963 / 2013, acesse o portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br) > no menu “Acesso à Informação”, localizado no lado esquerdo inferior da tela, clique em “Fale com a Anvisa” > no centro da tela, em “Cópias de Processos”, clique em “Acesse Mais” > na tela que se abrirá, clique em “Portaria que regula os pedidos de vista aos autos e cópia de processos”.

A Lei de Acesso à Informação ampliou a concessão de vista de processos. Contudo, ela não alterou a Lei de Patente e a Lei de Segredo Industrial.

A vista poderá ser solicitada por qualquer interessado, via protocolo (requerimento) no Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), por meio dos seguintes canais:

- Telefônico (Central de Atendimento ao Público): 0800 642 9782, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), das 7h30 às 19h30.

- Formulário Eletrônico (Fale Conosco), disponível no portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br), no seguinte caminho: no menu “Acesso à Informação”, localizado no lado esquerdo inferior da tela, clique em “Fale com a Anvisa” > no centro da tela, em “Central de Atendimento ao Público”, clique em “Fale Conosco” > preencha o formulário que se abrirá > clique em enviar > aguarde o retorno da Agência.

- Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC): disponível no endereço www.acessoainformacao.gov.br/sistema.

- Serviço de Atendimento Presencial: disponível na sede da Anvisa, em Brasília, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), no horário das 8h às 12h e das 14h às 18h, no endereço SIA, Trecho 5, Área Especial 57, CEP: 71.205-050, Brasília - DF.

Poderá ser fornecida vista de qualquer documento, com exceção dos protegidos por sigilo, o que dependerá da qualificação do usuário, se interessado direto ou qualquer pessoa.

O advogado da parte é tido como interessado direto, cabendo à área técnica confirmar essa informação no momento da vista da documentação.

Fluxo de solicitação de vista de processo ou documento

Será registrado um protocolo (requerimento) com a solicitação de vistas, lembrando que esse pode ser registrado por qualquer pessoa, já que a comprovação da legitimidade como interessado direto será feita somente no ato da retirada do documento. Para tanto, o usuário deverá informar os seguintes dados:

- esclarecer se quem vai ter vista do processo é interessado direto no processo (faz parte da empresa ou possui procuração), a fim de que o sigilo processual seja protegido, caso exista;

- CNPJ, razão social da empresa;

- e-mail de contato e / ou telefone do solicitante (quem está registrando a solicitação);

- dados de RG e CPF do solicitante (quem está registrando a solicitação);

- especificar exatamente do que se deseja a vista (se processo completo, parcial ou de um documento específico); e

- os dados do documento do qual se deseja vista: número do processo com o número do expediente ou número do contrato, se for o caso.

Observação: pedidos de vista de mais de um processo deverão ser registrados em requerimentos separados.

O usuário receberá resposta sobre o deferimento ou indeferimento do pedido em até 15 (quinze) dias úteis, a contar deste registro, excluindo-se o dia de hoje e incluindo-se o dia final. Logo, o prazo de 15 dias úteis não é para a vista do processo, e sim para a resposta sobre o pedido de vista (se será deferido, deferido parcialmente ou indeferido). Se o pedido for deferido, a área técnica agendará data e horário no Parlatório da sede da Anvisa para acesso ao processo ou documento. Se o pedido for indeferido, o usuário poderá entrar com recurso.

Importante: se a solicitação de vista da documentação for para instruir recurso administrativo, o prazo de resposta será de até 5 (cinco) dias úteis.

Nota: interessado direto, segundo definição dada pela Portaria nº 963 / 2013, é a pessoa física ou jurídica titular de direitos ou no exercício do direito de representação.

O pedido de vista do processo será analisado pela área técnica responsável pelo documento.

Será garantido acesso às informações de interesse público produzidas ou custodiadas pela Anvisa, ressalvados os casos em que se tratar de informação sigilosa, definida nos termos da Lei nº 12.527 / 2011 ou de hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações, serviços de mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça.

Na análise do pedido, cada área técnica avaliará se o processo solicitado se enquadra em alguma hipótese de sigilo, devendo:

- deferir o pedido, nos casos em que o processo não contiver documento ou informação sigilosa;

- deferir parcialmente o pedido, nos casos em que parte do processo contiver informação sigilosa; ou

- indeferir o pedido, nos casos em que todo o processo for classificado como sigiloso.

Qualquer pessoa poderá realizar o pedido de vista de processo / documento. Contudo, se o requerente não for interessado direto, poderá sofrer restrições quanto ao acesso a alguns documentos, caso eles sejam protegidos por sigilo.

O pedido será avaliado, e a vista será deferida conforme a identificação (se interessado direto ou qualquer pessoa).

É proibida a realização de vista do processo diretamente nas áreas técnicas. Assim, a vista do processo em posse das áreas técnicas localizadas na sede da Anvisa ocorrerá no Parlatório, com reserva prévia de sala especificamente para essa finalidade.

Em observância ao princípio da razoabilidade e em busca de uma maior eficiência no processo de atendimento aos cidadãos, as áreas técnicas localizadas fora da sede da Anvisa (COOPI e GGTAB) poderão fornecer vista do processo nas suas próprias dependências.

Se houver sigilo processual, somente o interessado direto no processo (faz parte da empresa) ou seu procurador poderão ter acesso à vista do processo.

1.2.3.1. Documentos exigidos

A apresentação dos documentos será exigida no dia agendado para a vista do processo ou documento, e serão os seguintes:

Para os interessados diretos no processo / documento (documentação sigilosa):

- procuração com firma reconhecida e poderes específicos para tal (original ou cópia autenticada);

- cópia do CPF e do documento de identidade de quem vai ter vistas do processo; e

- contrato social da empresa, com a última alteração, ou estatuto social (original ou cópia autenticada).

Para a solicitação de vista realizada por qualquer pessoa (documentação não sigilosa):

- cópia do documento de identidade de quem vai ter vistas do processo.

1.2.3.2. Desistência do pedido de vista

Caso o usuário desista do pedido de vista do processo / documento, ele deverá comunicar a desistência à Anvisa, comunicado este que deverá ser encaminhado à área técnica.

Em caso de negativa de acesso à informação solicitada, o cidadão poderá interpor recurso à Diretoria Colegiada (Dicol), no prazo de até 10 (dez) dias a contar da ciência da negativa.

A autoridade superior deverá se manifestar sobre o recurso no prazo de até 5 (cinco) dias.

A apresentação do recurso ou do pedido de desclassificação poderá ser feita por meio da Central de Atendimento ao Público (0800 642 9782), de formulário eletrônico disponível no portal da Anvisa (Fale Conosco) ou presencialmente, na sede da Anvisa, por meio da apresentação do formulário junto ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC).

Se o recurso for indeferido pela Dicol, o usuário ainda poderá recorrer à CGU (nos casos de descumprimento de prazo ou de procedimento previstos na Lei de Acesso à Informação) ou ao Ministro de Estado (nos casos de desclassificação de informação que se encontra sob sigilo).

O prazo para interposição de ambos os recursos também é de até 10 (dias) a contar da ciência da negativa. O órgão deverá se manifestar sobre o recurso no prazo de até 5 (cinco) dias.

A regra da contagem do prazo para interposição de recurso é a mesma já utilizada em outras situações na Anvisa: exclui-se o dia de início (data de envio do e-mail negando a solicitação ao usuário) e inclui-se o dia final, ou seja, o 10º dia.

O serviço de vista de processo ou documento é gratuito.

O prazo para resposta de deferimento ou indeferimento do pedido (com as devidas orientações) será de até 15 (quinze) dias úteis.

A lei não prevê prazo para a disponibilização de vistas pela área técnica, após o deferimento do pedido. Logo, a data para vista do processo será a data informada pela área técnica.

1.2.6.1. Perda da data para vista do processo / documento

No caso do não comparecimento do interessado para vista do processo / documento, no local, data e horário (se designado), o interessado ainda pode solicitar, no prazo de 15 dias, a contar da data marcada inicialmente, um novo agendamento.

Como dito anteriormente, é vedada a entrega de cópia de documentos, assim como a realização de vista de processos ou documentos diretamente nas áreas técnicas.

No entanto, em observância ao princípio da razoabilidade e em busca de uma maior eficiência no processo de atendimento aos usuários, a Gerência-Geral de Produtos Derivados do Tabaco (GGTAB) fornecerá cópia / vista dos processos ou documentos nas suas próprias dependências, observando, sempre que possível, as normas para realização de audiência no Parlatório.

O endereço da Gerência-Geral de Produtos Derivados do Tabaco é Av. Graça Aranha, nº 206, 2º andar, Centro, CEP: 20.030-001, Rio de Janeiro - RJ.

Os pedidos seguem as regras da Portaria nº 963 / 2013.

A cópia ou vista do processo que se encontra no estado será concedida na própria Coordenação de Portos, Aeroportos, Fronteiras e Recintos Alfandegados (CVPAF).

A lista com os contatos das CVPAFs consta no site da Anvisa: www.anvisa.gov.br > clique em “Portos, Aeroportos e Fronteiras” (no menu “Assuntos”, localizado do lado esquerdo da tela inicial) > no centro da tela, localize “Postos”- “Nos estados” e clique em “Acesse Mais” > na página que abrirá, clique sobre “Postos de Vigilância Sanitária em Portos, Aeroportos e Fronteiras”, onde constará uma lista dos postos por estado (pdf).

Os pedidos de cópia ou vista de documentos da Gerência de Avaliação de Tecnologia de Pós-Registro de Medicamentos Sintéticos (GEPRE) devem ser solicitados normalmente através de requerimento por meio do Serviço de informação ao Cidadão (SIC).

No entanto, a área técnica poderá antecipar a avaliação da legitimidade, solicitando ao interessado direto que envie ao e-mail medicamento.similar@anvisa.gov.br a documentação comprobatória. Após a análise, a COPRE responderá o e-mail informando o deferimento, o número de páginas e ainda a data em que a cópia poderá ser retirada ou em que poderá ser realizada a vista do processo.

Esclarecemos por que esse procedimento foi adotado pela GEPRE: os processos de registros de medicamentos possuem o seu inteiro teor sigiloso e só podem ser fornecidas cópias / vistas aos interessados diretos (as cópias / vistas só podem ser concedidas aos representantes da empresa em questão). Adicionalmente, há a questão da economicidade, já que os processos da área são bastante volumosos.

Norma

Conteúdo

RDC nº 261/2002

Estipula regras para obtenção de cópia de documentos ou de processos administrativos no âmbito da Anvisa.

Portaria nº 748-B/2012

Define os assuntos que deverão receber tratamento sigiloso no âmbito da Anvisa, em atendimento à Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, a fim de orientar os procedimentos de classificação, reclassificação e desclassificação de informações na Agência e dá outras providências.

Portaria nº 963/2013

Define o procedimento para o fornecimento de cópia de documentos e vista de autos no âmbito da Anvisa.

 

Em caso de dúvidas, contate a Central de Atendimento da Anvisa: 0800 642 9782.